出張の移動は時間の浪費だと気づいた #34

骨折していた左足首の回復は順調で、2週間前から体重を100%かけても良いでしょう、との診断を得て、松葉杖などの補助を必要としないで歩けるようになりました。

歩けるようになった、ということでさっそく、仕事で出張してきました。

移動で中断の多発による効率低下

在宅勤務で、Web会議などで社内や社外と打ち合わせをするスタイルが一般的になってきましたが、要所要所で面談による打ち合わせをもったほうが良いのでは?という機会があります。

今回、そのような要所の打ち合わせを持ちたかったので、久しぶりに、3月のコロナ騒動以来会うことができなかった、顧客を訪問しに出張してきました。

出張して素直な感想は、仕事の効率がずいぶん悪いな、というものです。

メールの確認は、iPhoneなどのスマホでできますが、きちんとした返信をしたいときはパソコンを使いたくなります。移動中にノートパソコンを開くことのできる環境であればいいのですが、なかなかまとまった時間が取れないことがよくあります。乗り換えなどで作業を途中で中断せざるを得なくなることも多く、中断が多発すると波に乗れず、効率が低下してしまいます。

作業をしながら、作業記録をとり、過去と現在との情報の断絶がないように、整理できた状態で仕事を進めるようにしているのですが、作業記録が不十分になってしまうと、

  • 今どこまでやったのか
  • 後、何をすればいいのか
  • 懸案事項はないのか

というポイントが、不明瞭になってしまいます。

これらをノートなどに書き出すことなく、頭の中に残してしまうと、「覚えていないと」という意識が強く働き、常に頭の中が何かで詰まっている状態になってしまって、クリアに物事を考えることを難しくしてしまいます。

結果、効率が低下してしまいます。

すぐに記録、ノートに残すことができれば、忘れることができるので、素早く頭を切り替えて、すっきりと、クリアに、仕事内容を切り替えられます。

移動中は、案外、その部分がうまくできないことを実感しました。

制約のある作業環境で工夫しても得られるものは少ない

出張の際は、新幹線を使用することが多いです。新幹線はまだ空いていて、結構な確率で窓側のコンセントのある座席を予約できます。バッテリーの消費を気にすることなく仕事ができそうな雰囲気ですが、やはり自宅やオフィスとは違って勝手が良くないので、作業効率は落ちます。

私が自宅やオフィスでパソコンを使った作業をするときは、ノートパソコンを開くのと同時に、資料を広げたり、手書きノート用のiPad(アプリはNoteshelf)を置いて、時にはサブディスプレイを用意して、広い作業環境を確保して、効率よく進めていきます。

しかし、出張中ではそれができません。

社内の別のオフィスに出張して、そこで会議などをする程度であれば、モバイルディスプレイなどを持ち運べる気がしますが、顧客訪問となると、隙間時間に喫茶店などで仕事をすることも多く、限られたスペースしか使えません。早めにホテルにチェック・インして、ホテルで仕事をすることも選択肢にあげられますが、荷物が重くなり、移動で疲れてしまうのでは意味不明です。

様々な工夫をして、出張中、移動中でも、普段通りのパフォーマンスを上げようと努力しますが、限界があります。現実は、移動中に普段と同じような高いパフォーマンスを上げることはできません。

しかも、そのパフォーマンスの低下レベルが、ハンパなく大きいのです。長く続いたリモートワークで、パフォーマンス効率がすごく上がっていたので、久しぶりの出張はそのギャップを大きく感じる機会となりました。

出張しているだけで仕事をした気持ちになってしまう

しかし、最大の問題は出張しているだけで、「仕事をしている」充実感に襲われてしまうことでしょう。

仕事で成果を上げる上で、「出張」が必要なのは事実です。しかし、仕事で求められていることは、当然のことながら、「出張」での成果であり、「出張」という行為にはありません。移動するだけで、相当の時間と体力を消耗し、それに見合うだけの成果を上げないことには意味がありません。でも、出張しただけで、満足してしまいがちなのです。さらには、キツキツに詰め込んだスケジュールをこなしただけで、謎の充実感に襲われて、思考停止してしまうことが多いのです。

よく出張からの帰りの新幹線車内で、顔を赤らめてほろ酔い気分の方を見かけます。気持ちはわかります。十分に準備して、出張して、打ち合わせを行い、それが良い結果に繋がりそうな結果が得られたなら、祝杯をあげたいものです。でも、本当の仕事はそこから始まるのです。

第一に、打ち合わせをしたらその記録を報告書としてあげるべきです。
第二に、打ち合わせの最中に「宿題事項」が発生するのは常です。次へのアクション事項が見えてくるので、すぐにその先へと先回りしていく必要があります。やることが新たに発生します、酔っている場合ではないのです。

私の場合は、出張の帰りはずっとパソコンで作業をしています。遊んでいる暇はありません。

パフォーマンスにシビアになる

見た目だけの「仕事した感」に惑わされてしまっては、後で後悔します。

出張はその典型です。

忙しく飛び回っているだけで、仕事をした気分になってしまいます。そういう人は、お偉い立場の人でよく見かけます。様々な情報を持っていて、凄そうに見えますが、足元の大事なところを疎かにしがちで、仕事のクオリティは高くありません。

単なる情報の受発信だけなら、ネットがあれば十分です。実際に面談して、スモールトークに花咲かせてから、本題を話し、議論するのは、楽しいです。でも、仕事はそれがスタートラインで、情報交換したら、なんらかのアクションを起こして、成果を上げなければいけません。成果を上げる、パフォーマンスを上げるには、日々の細かな管理や、根回しや、すべきことを確実にやる「実行」が要求されます。それらは、移動などにかまけていると、モレやダブりを生じやすく、高品質なオペレーションが難しいことが多々あります。

一つ一つを確実にするためには、相応の時間と集中力を必要とします。出張による移動で時間を失うと、それらを実行するための機会がどんどん失われてしまいます。

パフォーマンスにシビアになると、できるだけテレワークにして、移動による時間を極限まで減らしたくなってきます。今回の出張は、とてもいい気分転換にはなりましたが、仕事での宿題事項が山積みになって、2日間失った感がとても強いです。

今は、コロナによるテレワークが良い言い訳になるので、テレワークで今の限界までパフォーマンスを高めて、コロナ前のように制約なく出張などによる面談ができるようになったとしても、リモートの方が効率的だから、リモートでお願いします、と言えるようにしたいなと思います。

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