移動中の隙間時間を利用するには #37

月末かつ週末を迎え、外出が続いた仕事も一区切りを迎えます。今月(2020年11月)は、コロナの感染拡大のリスクを考慮してなるべく顧客訪問を優先しました。

そのため、普段よりも移動時間の割合が増えています。

飛行機での移動

2週間ほど前のことですが、九州出張で羽田空港から飛行機で移動する機会がありました。

飛行機での移動といえば、5年前、あまりにギリギリを攻めすぎて、離陸予定時刻の20分前に保安検査場を通過しようとして間に合わず、登場できなかった苦い経験があります。

それ以降は、必ず離陸予定時刻の約1時間前に保安検査場を通過するように、移動スケジュールを組むようになりました。搭乗口には搭乗する30分ぐらい前に着くことになるので、ちょっとした時間があります。

搭乗口の近くのショップでサンドイッチと飲み物を購入して、朝食を食べながら、PCをネットに接続し、VPN接続して仕事に取りかかります。この時点で、何をするか考えたり、メールを読み始めてしまったら、全く何もできなくなります。
搭乗口に着く前に、「何をすべきか、何ができるか」を移動しながら考えておく必要があります。

空港に向かうモノレールの車中で、

  • 会社のiPhoneで未読のメールをざっくり確認し、
  • PCを開かなければできない作業をピックアップして、
  • 30分以内にすべき、急ぎで、重要な案件を選び
  • それらの案件の段取りを考える

と準備をした上で、勢いよく一つ一つ実行したのですが、あっという間に時間がなくなってしまいました。

準備していても、ちょっと、不完全燃焼感が残りました。

それでも、飛行中はWiFiが使えましたので、予定通りの仕事を終えてから、九州の空港に降り立つことができました。

準備8割

何事も事前準備が必要です。段取りが良ければ、取り掛かるまでの時間を短くすることができ、効率が良くなります。

スマホ1台でできることは、日々増えていますが、PCを起動させないとできないタスクはまだ多くあります。タスクの分類軸の一つに、「How」というコンテクストを考慮した方がいいなと、実感しています。「タスクを実行する手段」としてのHowです。

  1. PCを使用し、VPNにアクセスしてデータの送受信を伴うタスク
  2. off-lineでPCの特定のアプリケーションを利用するタスク
  3. スマホで電話や簡単なメール送信で完結するタスク

という具合です。

移動中であれば、3.のタスクは実行可能、とタスクをフィルタリングできれば、今すべきか、後で実行できるか、の判断が容易になります。よく隙間時間を有効活用しましょう、という文言を目にしますが、どのタスクを実行するか考えているようだと、何も取り掛かることができずに気持ちばかりが先行してしまいがちです。

GTDでいうところのコンテクストにWhen(いつ)、Where(どこで)といったお馴染みな項目に、How(手段)をプラスすることで、今、ここでやれること、効果を最大化することに集中できることに気がつきました。

例えば、空港に向かう間の移動時間に、急ぎでまとめる報告書に必要な、顧客の英語での社名とwebアドレスを調べて、テキストでメモをまとめる作業は、移動中にスマホで十分にできます。

VPNで接続してから、文章やメッセージを新規に書くのではなくて、 Keyword(英語)を調べておいて、ベースとなるメッセージを作成しておくことも、移動中にスマホで十分にできます。

これらを、ボーッと過ごしがちな移動時間にやっておくのです。

そうすれば、料理番組のように全て下ごしらえができた状態で調理が始められるように、PCを開いて作業ができる環境になったら、サクッと、パパっと取り掛かれます。

段取りができていれば、随分と効率よく時間も使わずにタスクを終えることができます。準備、段取り、8割とは、このことを言うのですね。

ご登録をお願いします。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です