Roam Researchを利用した緩やかなタスク管理・プロジェクト管理 #57

今年の5月くらいまでは、Notionを使ってプロジェクト管理やタスク管理を緻密にしていたのですが、7月以降は全くNotionを触らなくなり、あまり精密なプロジェクト管理やタスク管理をしないようになりました。

複数の領域の仕事を同時にこなすといった込み入った状況でなく、状況を大雑把に俯瞰できる落ち着いた状態なので、プロジェクト管理を必要としないのかな、と漠然と思っていたのですが、それだけではないことに気がつきました。

Morning Pageをきっかけに気がついたこと

今朝、Morning Pageを書いているときに、タスク管理やプロジェクト管理を必要としない理由が見えました。

今、私は以下のように仕事に向き合っています。

  • 仕事が発生したタイミングで、とりあえずのレベルまで仕事を完了させる
  • とりあえずのレベルまで完了した仕事を記録に残す(Roam Researchに仕事日誌として記録する)
  • 関連する情報のリンクをRoam Researchに添付する
  • 定期的なReviewの社内会議の前にRoam Researchの仕事日誌を見直し、情報を整理してノートを作り、状況を俯瞰的に見えるように整理する
  • 定期的なReviewの社内会議により明確になったAction ListをRoam Researchの仕事日誌に記入し、スケジュールに落とし込む
  • スケジュールに組まれた仕事をスケジュール通りに実行する

このように、

  1. その場でとりあえずのレベルまで完了させる
  2. 記録に残して、足りないタスクを書き出し、スケジュールを立て、実行する
  3. 定期的な会議を利用してレビューし、足りないタスクを書き出し、スケジュールを立て、実行する
  4. 月末に全てをレビューし、足りないタスクを書き出し、スケジュールを立て、実行する
  5. 記録のベースがRoam Researchに一本化され、リンクを辿れば個別の文書、記録を参照できる

というように、Plan、Do、Check、ActionがRoam Researchを中心に回っているので、個別の緻密なタスク管理やプロジェクト管理を必要としなくなっているのです。

ボールリリースの早さ

基本的に、自分の責任範囲にあることは、発生した時点で仕事をして、次の人にバトンを渡すようにしています。サッカーでいうところの「ボールリリースを早くする」ようにしています。なぜならば、仕事が発生したタイミングで取り掛からないと、とても高い確率で実行することを忘れて、あとで面倒なことになるからです。

例えば、営業でお客様からの問い合わせを受けた時、その問い合わせに対する回答に他の関連部署からの回答を必要とすることがあります。技術的な内容だったり、品質保証の話だったりします。その場合、問い合わせの内容と期待する回答について、社内の技術部門や品質保証部門に連絡して、仕事を依頼します。この依頼が10分でもタイミングが悪く遅れたら、相手の都合により1日かそれ以上の遅延を発生する可能性があります。

当然ですが、依頼先の都合は私でコントロールできません。やるべきことは、時間をプレゼントすること。早く依頼すれば、それだけの時間を依頼先に余裕をもたらします。何しろ自分ができることは「依頼する」だけ。さっさと依頼して、自分の頭の中から消し去ってしまう方が楽です。

記録を残す+リンクも

しかし、何をしたのか忘れてしまうと、後の対応が面倒になってしまうので、記録を残すようにしています。

記録しておけば、頭の中に記憶として留めておく必要はありません。忘れても、後で調べればなんとかなります。

特別なことをしなくても、メールの山の中に半自動的に記録が残っています。しかし、メール検索は、オススメできません。脱線しやすくなるし、ノイズも多いからです。

1分でも無駄にしたら、ちょうどいい帰りの電車に間に合わずに、数分以上遅くなることにもなります。1分でも早く、脱線するリスクがなく、手早く確認できる方がいい。

私の場合は、RoamResearchというクラウドベースのアウトライナーであり、相互リンクと検索に優れたKnowledge Databaseのようなものを利用しています。これに、自分の仕事の分類と依頼者などの対象をタグ付けして、記録に残し、さらに関連する書類などのリンクを貼っています。

会社では、MicrosoftのOneDriveとCRMクラウドサービスのSalesforceを導入しているので、ファイルのリンクやプロジェクト、タスクなどのリンクを作ることができます。これらをそのままRoam Researchに添付しています。

仕事での情報やファイルをプライベートで利用するクラウドサービスに保存すると、情報漏洩のリスクが怖いです。肝心のファイルやプロジェクトの内容は会社契約しているクラウドサービスに残し、外部からの不法アクセスに対するセキュリティを確保して、リンク情報だけプライベートで利用しているクラウドサービスに保存すれば、機密保持は守られます。漏洩しても問題ないレベルの実行事項だけ、Roam Researchに記録して、仕事環境でもプライベート環境でも振り返りを容易にしています。

記録を見直す

Roam Researchには強力な検索と相互リンクの機能があります。調べたいプロジェクトのタグと期間を設定して、検索してノート中に表示させることができます。この機能を使えば、社内で定期的な会議が開催される前に対象期間の記録を全て表示させて、漏れや抜けがないかを確認できます。そして、別のノートにまとめ直すと、頭の中がスッキリ整理されます。

また、作業ファイルや会社で利用しているクラウドサービスへも、リンクを辿れば容易にアクセスできるので、更新作業もスムーズです。

検索すれば、それに関わる仕事の情報に一元的にアクセスできると、フォルダの入子構造の一つ一つアクセスする手間がなくなり、効率的に仕事を進めることができるようになります。

全ての関連情報、記録を1箇所で辿ることができることにより、記録の見直しも楽になります。

「自分は何をしてきたのか」が残ると、自分に対する自信を保つことができます。最適な記録を残しておけば、見直しやすくなり、不安に襲われることが少なくなります。

次のActionを明確にする

行動を起こすことで、新しい局面が開けることはよくあります。

会議の後で、次にすべきことが明確になることがあります。

これをただ記録に残すだけでなく、そのまま実行スケジュールにまでその場で落とし込みます。

Roam ResearchはDaily Pageが自動的に作成され、日誌として活用できるメリットがある以外に、過去と現在の日付をノート本文中に挿入しておけば、その日のページに関連リンクとして表示されます。過去の日付のノートとリンクさせたい時、将来の日に今書いているノートを参照情報として表示させることができるようになります。

アナログな手帳の場合に、未来の日付に書き込むのと同じことです。

この機能を利用して、今日の会議でAction Listとしてあげられた内容をいつ実行するか、その日付をノートに記載すれば、自動的にリマインダーになります。わざわざ、Task管理アプリやリマインダーアプリに転記する必要はありません。

Check Listやタスクで使われるチェックボックス(四角)をつけておけば、未実行のノートと実行済みのノートをそれぞれ検索して表示できる機能もあります。この機能を利用すれば、未実施のタスクの一覧を確認し、ノート本文中に表示させることが簡単にできます。

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